Automatisierung

Arbeitest Du manchmal an Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren?
Oder verbringen auch Deine Mitarbeiter viel Zeit mit diesen Aufgaben?
Wie würdest Du es finden, wenn Du Zeit und Geld sparen kannst und die Aufgaben trotzdem perfekt erledigt werden?

Obwohl wir das Glück haben, in einer Zeit der fortlaufenden Digitalisierung zu leben, nutzen wir meiner Meinung nach noch nicht das volle Potential aus, das uns zur Verfügung steht. In meiner Zeit als Angestellter hatte ich zum Beispiel einen Chef, der sich alle Emails ausdrucken lies. Manchmal gibt es Berührungsängste mit neuen Techniken und so macht man viele Dinge, „wie man sie schon immer getan hat“.
Indem wir neue Technologien wie Tools nutzen, können wir unliebsame oder langweilige Aufgaben vermeiden und darüberhinaus noch Zeit und Geld sparen.

In einem der letzten Beiträge sprach ich davon, dass sich manche wiederholende Aufgaben dadurch eliminieren lassen, dass man eine statische Lösung bereitstellt (wie zum Beispiel die FAQ-Seite, die Kunden und Interessenten schnell und umfangreich alle Fragen beantwortet statt einen teuren Telefon-Support anzubieten).

Es gibt jedoch auch Aufgaben, die zwar prozessual ähnlich und wiederkehrend sind, sich aber inhaltlich unterscheiden. Ein einfaches Beispiel ist das Belegwesen für Deine Buchhaltung. Für jede Transaktion auf Deinem Konto brauchst Du einen Beleg. Nehmen wir an, es geht um Deine Telefonrechnung. Hier reicht nicht ein Beleg für das ganze Jahr (statische Lösung), sondern Du brauchst jeden Monat einen anderen Beleg (die Rechnung vom Januar ist für die Abbuchung im März nicht zu gebrauchen).

Um eine ordnungsgemäße Buchführung zu haben, musst Du oder Dein Buchhalter also jeden Monat alle Belege zusammensuchen. Dazu ist es erforderlich, sich in diverse Tools einzuloggen oder die Dokumente aus Emails rauszuziehen. Alles in allem ist das eine sehr langweilige Aufgabe, die Zeit und (Dich für Deinen Buchhalter) Geld kostet.

An dieser Stelle sollte Deine Frage lauten:
Gibt es ein Tool, das mir oder uns diese Aufgabe abnehmen kann?
In den meisten Fällen wird die Antwort „Ja“ lauten.

Im konkreten Fall heißt das Tool „Getmyinvoices“. Dieses sammelt über den ganzen Monat alle Deine Belege aus Emails oder Accounts ein. Wenn Du dann noch ein Tool wie CANDIS für Deine Buchhaltung hast, wird der Beleg sogar noch Deiner Kontentransaktion zugeordnet. Die Belegerfassung und -zuordnung kann in diesem Fall vollautomatisch erfolgen.

Darüberhinaus kann es Aufgaben geben, bei denen ein manueller Anpassungsbedarf unerlässlich ist, zum Beispiel dann, wenn Du eine Rechnung erstellst. Aber auch hier kann Dir von Tools viel manuelle Arbeit abgenommen werden, indem alle anderen Werte (wie Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer, Eintragung eines Datums sowie eines Zahlungsziels etc.) automatisch vorbefüllt werden und Du nur noch den Rechnungsbetrag einträgst. Auf Knopfdruck geht die Rechnung dann per Email an den Empfänger raus, ohne sie erst in PDF zu konvertieren und manuell an eine selbstgeschriebene Email anzuhängen. Diese Aufgaben kann ein Tool wie Fastbill erledigen. Dies wäre dann eine teilautomatisierte Lösung.

In der Automatisierung von Aufgaben schlummert meiner Meinung nach ein extremes Potential, um alle unliebsamen Aufgaben los zu werden und im Ergebnis nur noch an den Aufgaben zu arbeiten, die Dir Freude bereiten.

Mein Tipp ist, dass Du Dir vor Beginn jeder Aufgabe die Frage stellst, ob Du sie eliminieren oder automatisieren kannst. Ja, Du wirst mit der Umstellung Deiner Prozesse jeweils einen gewissen Grundaufwand haben. Aber dieser Aufwand ist eine Investition darin, langfristig extrem viel Zeit zu sparen.

In den nächsten Wochen und Monaten werde ich Dir immer wieder verschiedene Tools für einzelne Aufgaben vorstellen. Wenn für Deine Aufgabe noch kein Tool dabei ist, schreib mir gerne eine Email und ich kann Dir vielleicht eine Lösung empfehlen.

Was könnte eine Aufgabe sein, die Du heute automatisieren willst?

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